제안서는 다른사람을 설득하는 문서다

과학기술자는 다양한 제안서를 쓰게된다. 학위논문을 쓰고자한다면 사전에 지도 교수및 학교에 연구계획서를 내야하고, 연구 자금을 지원받고싶으면 지원 기관에 연구비 신청서나 제안서를 제출해야한다. 사업에 나설때에는 사업 기획성를 써야한다. 이렇게 제안서를 쓰는 주된 목적은 연구 및 사업을 시작하거나 지속하기 위해 승인과 지원을 요청하는데에 있다.

제안서란 간단히 말해 채택되기를 목표로하는 계획의 문서이다. 즉 실험이나 계산의 결과를 기술하는것이 아니라 어떤 문제의 해결책을 제안하여 그 승인과 지원을 요청하는 문서이다.

일반적으로 제안서는 경쟁을 거쳐 채택된다. 따라서 검토하는 사람을 충분히 설득할수있어야한다. 다시말해 그 연구가 왜 꼭 필요한지, 연구가 수행되었을때 어떤 긍정적 효과가 있는지를 분명히 밝혀야 하며, 제안자가 그 연구를 수행할 적임자임을 부각하고 이해시켜야한다.

제안서에는 그 밖의 기능도있는데 제안서는 과제 수행을 위한 승인과 지원을 요청하는 과정에서 학생과 지도교수, 연구자와 위원회 혹은 지원 기관 사이의 의사소통 수단이된다. 또 제안서가 채택되었을때 제안자와 승인자 사이의 협약서 구실을 하게된다. 끝으로 제안서는 계획의 문서이지만 과제 수행의 청사진이도 하다.

제안서를 쓸때에는 제안서의 목적과 성격, 그리고 독자를 알고있어야한다. 구체적으로 제안서를 쓰기전에 공모의성격을 파악해야한다. 제안서를 쓸때에는 공모의 내용과 성격을 고려해야한다.

일반적으로 지원기관은 특정한 조건을 명시하여 공모한다. 그 조건을 정확하게 파악하고 그 의미를 이해하는것이 무엇보다 중요하다. 

또한 물어서 도움을 받아야한다. 연구를 공모한 지원기관이나 기업체의 정확한 의도를 아는것은 매우 중요하다. 특히 지원기관이 제안서의 평가기준을 제시한 경우 제안서 작성의 매 단계에서 이 기준을 주의깊게 검토해야한다. 지원 기관의 과제 담당 직원이나 기업체의 담당 관리자와 접촉해 평가기준을 직접 확인할 필요도 있다. 과거에 지원을 받은 제안서를 검토하고, 지원을 받아 연구를 수행한 동료나 조언을 듣는것도 좋다.

그리고 소속기관의 동의와 승인을 걸쳐야 하는데, 제안서는 제안자가 소속된 기관을 법적으로 묶는 구속력을 가질수있다. 그렇기 때문에 제안서를 제출하기전 그 내용을 소속기관에 알리고 반드시 책임자의 허가를 받아야 한다.

그렇다면 제안서는 어떻게 작성해야할까? 제안서는 남을 설득하는 문서이다. 가치있는 연구 및 사업계획을 찾는 독자를 설득하기 위해서는 충분한 준비가 필요하다. 제안서의 내용이 충실해야 함을 물론이거니와 좋은 형식에 대한 충분한 구상, 글쓰기에 대한 사려깊은 준비가 필요하다.

이를 위해 대응표를 만들어야한다. 제안서와 요구사항이나 지침이 있을경우 그것을 얼마나 충족시키고 있는지 보여주는 대응표인것이다. 제안자 스스로 각 요구사항이나 지침에 얼마나 충실히 따랐는가를 파악할 수 있을 뿐만아니라 평가자 또한 자신의 요구사항이나 지침이 어떻게 처리되었는지를 확인할수 있기 때문이다.