실제로 프레젠테이션을 만들어봐야 한다

프레젠테이션은 크게 기획과 준비, 제작, 시연과 보완, 발표 수행의 네 단계로 나누어 볼 수 있다. 프레젠테이션을 기획하고 준비하는 데 있어 무엇보다 먼저 검토해야 하는 사항들이 있다. 프레젠테이션 자체의 필요성, 청중에 대한 정보, 현장의 조건 등을 발표 준비 전에 충분히 확인해 두어야 한다.

프레젠테이션의 목표를 확인하고 어떤 방법이 발표될 내용에 가장 적합한지 검토한다. 그리고 프레젠테이션 자체가 꼭 필요한지도 다시 생각해 본다. 발표자가 프레젠테이션의 필요성을 분명하게 알고 있어야 한다.

예상되는 청중의 규모는 물론 신분이나 계층, 성별, 연령층, 직업, 전문성, 다양한 정보들을 충분히 파악해야한다. 그것에 따라 말할 때의 어조, 문장에 사용된 언어의 난이도, 발표할 때의 복장과 제스처를 미리 생각하고 준비할 수 있다.

프레젠테이션을 수행하게 될 여건과 상황을 철저하게 조사한다. 발표장의 구조, 각종 장비의 지원 상태 등을 꼼꼼하게 살펴 두어야 한다.

프레젠테이션의 필요성, 청중, 현장에 대한 검토가 끝났다면 프레젠테이션의 밑그림을 그려야 한다. 그 과정을 개요도 마련, 순서도 작성, 밑그림 그리기의 순서로서 이것은 기획과 준비 단계에서 제작 단계로 넘어가는 과정이다.

개요도는 발표할 내용의 큰 뼈대를 잡는 일종의 조감도이다. 진행의 얼개를 결정하고, 부분별로 몇 장 정도의 슬라이드를 배분할 것인지 구상하는 간단한 메모 형식이면 된다. 

순서도는 일종의 기초 설계도에 해당한다. 일목요연한 알고리즘식 흐름도를 만든다고 생각하면 된다. 표제 슬라이드부터 시작해서 마무리 슬라이드에 이르기까지 차례를 구상하고 중요한 핵심내용은 어떻게 배열할 것인지 등을 결정하는 단계이다.

밑그림이란 슬라이드 화면을 구성하기 전에 대강의 윤관을 잡아 보는 것이다.

이 단계에서는 어떤 서식이나 색감을 중심으로 삼아야 효과적일지, 어떤 이미지나 패턴을 적용해야 일관성이 있으면서도 집중적일지 등을 결정한다.

프레젠테이션은 일반적으로 표제-차례-개요나 도입-본문-결론-강조나 요약-마무리 순서로 구성한다. 분량이 길거나 복잡한 경우에는 발표 내용이 어느정도 진척되었는지 알려 줄 수 있도록 군데군데 중간 차례 화면을 삽입하는 것이 좋다.

끝에는 참고 문헌이나 감사의 말을 넣는데, 특별한 경우에는 지원 기관이나 협력 업체 등을 먼저 소개해야 하는 경우도 있다. 프레젠테이션의 성격에 따라 다르지만 15분 안팎의 발표라면 표제지나 참고 문헌 슬라이드를 제외하고 본문으로 6~7장의 슬라이드 화면을 제작하면 충분하다. 

프레젠테이션의 밑그림을 완성하고 화면의 구도, 이용할 그림, 사진, 주요 미디어소스, 각종 효과 등을 대략 결정했으면 본격적으로 시안을 제작하면 된다. 특별히 강조해야 할 두세 장의 중요한 슬라이드를 먼저 제작하면서 전체적인 틀을 잡아 나가는 것이 바람직하다.

시안 제작, 화면 구성의 핵심 원칙은 요점이 뚜렷하게 부각되고 내용이 한눈에 들어오도록 하는 것이다. 즉 정확하게, 명쾌하게, 간결하게 이다. 제한된 시간에 다양한 정보를 전달해야 하는 프레젠테이션의 시안은 고도의 집약성과 시각적 효율성을 극대화할 수 있어야 한다.